Perencanaan kelumpuhan semakin meningkat pada Phil. Setiap kali dia melihat kembali apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan acara dengan sukses, dia mendapati dirinya bermain-main; mengubah dan menambahkan kegiatan yang tidak benar-benar menambah nilai pada acara yang ditugaskan kepadanya untuk dikelola. Dia harus memegang proyek ini dan melanjutkannya.
Setelah perencanaan selesai dan Anda agen idn poker tim Anda, tempat dan kerangka kerja yang bisa diterapkan untuk jadwal; saatnya untuk mengatur. Sebagai manajer acara, tanggung jawab berhenti pada Anda tetapi itu tidak berarti bahwa Anda harus melakukan segalanya. Pastikan Anda mendelegasikan tugas dan kegiatan secara efektif dan pada akhirnya Anda akan menjadi kurang stres dan lebih produktif.
Pemesanan tempat
Prioritas pertama adalah memastikan bahwa venue dipesan beberapa minggu, jika tidak beberapa bulan sebelumnya. Anda harus benar-benar cemas tentang bagaimana hal ini dilakukan dan minta tempat mengonfirmasi setiap detail persyaratan Anda. Sebagian besar tempat memiliki staf konferensi yang tugasnya memastikan bahwa daftar periksa sudah lengkap sebelum acara, tetapi harap diingat bahwa tim manajemen konferensi biasanya bekerja 9 hingga 5 sementara tim yang akan Anda tangani di tempat akan bekerja secara bergiliran dan, jika acara Anda panjang, Anda akan berhadapan dengan banyak wajah berbeda di tim staf venue. Untuk alasan ini, merupakan praktik yang baik untuk membangun satu titik kontak di kedua kubu yang akan dijamin untuk mendapatkan keputusan cepat tentang masalah apa pun yang terjadi.
Pengumpulan informasi
Selain menyediakan tempat dengan daftar panjang dan terperinci tentang kebutuhan Anda, penting bagi Anda untuk menggunakan kontak awal ini dengan mereka untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang berguna dalam menjual acara.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan yang akan menambah nilai pada proposisi penjualan Anda dan memberikan gambaran lengkap tentang apa yang diharapkan adalah:
* Peta lokasi dan panduan perjalanan. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)
* Brosur pemasaran tempat itu sendiri. Kuantitas (Jumlah delegasi + 20)
* Detail waktu check-in dan check-out untuk akomodasi.
* Detail fasilitas tempat – restoran, bar, gym, kolam renang, spa, dll.
* Detail fasilitas terdekat – lapangan golf, fasilitas olahraga, kasino, bar, restoran.
* Setiap pekerjaan besar yang dijadwalkan pada atau dekat dengan tempat saat acara Anda berjalan (mis. Pengeboran, pekerjaan bangunan, dekorasi).
* Organisasi lain yang menggunakan venue pada saat yang sama; untuk menghindari minat kompetitif.
Harapkan delegasi Anda untuk mengajukan pertanyaan yang paling tidak jelas tentang tempat tersebut dan bersiaplah untuk mengejutkan mereka dengan memiliki jawaban di ujung jari Anda.
Persyaratan konferensi
Ketika Anda memesan tempat, kebutuhan terperinci Anda mungkin sangat samar karena semuanya masih dalam tahap desain, jadi Anda harus membuat janji dengan staf Konferensi untuk kembali setelah semuanya telah dikuatkan, katakanlah, dua minggu sebelum acara. Anda harus selengkap mungkin dalam menyediakan tempat dengan informasi untuk membantu mereka melayani Anda dengan baik. Begitu mereka mengetahui ruang lingkup total kebutuhan Anda, mereka dapat memberi tahu Anda apa yang ditawarkan.
Berikut ini adalah daftar cek Konferensi umum.
* Jumlah orang
* Waktu kedatangan
* Waktu keberangkatan
* Kopi / teh pada saat kedatangan
* Kopi / teh saat istirahat
* Waktu istirahat
* Jumlah kamar
* Ukuran kamar
* Tata Letak Kamar
* Makan siang
* Peralatan
* Jumlah Tabel
* dengan taplak meja
* pengaturan tempat
* tinta
* kertas
* pensil
* papan nama
* air dan buah
* labu
* Kacamata
* permen keras
Dengan melemparkan dirinya ke dalam secara aktif mengorganisir acara, Phil secara efektif keluar dari lingkaran perencanaan yang telah dia putar. Segera setelah dia mulai berbicara dengan para pemain utama yang akan terlibat dalam menyatukan acara, proyek mulai mengambil kehidupannya sendiri. Pekerjaannya kemudian menjadi kemudi bukannya mendorong.
